Keimooi, inmiddels heb ik als lid van het kernteam de rol, en daarmee ook de toestemming, om bij de impactgesprekken van De Omwentelaars het proces te bewaken. We willen dat die avonden informatief, verbindend en motiverend zijn. En, ja ja we zijn ambitieus, ook nog eens zo inclusief mogelijk: ieders bijdrage is belangrijk. En bovendien willen we ons, uit respect voor de deelnemers, aan de afgesproken tijd houden, Het proces dient dat alles congruent te ondersteunen.
Dit keer was ik sparringpartner van de avondvoorzitster. Een fijne rol. Mijn – ik hou van andere mensen ondersteunen in hun ontwikkeling – passie kan ik dan heerlijk uitleven.
Opdat anderen ook kunnen mee-ontwikkelen in het vooruitdenken van het proces beschrijf ik hier waar we het vooraf over hadden.
Wat wil je in die 2 uur doen.
Een inleiding, spreker Herenboeren. interactief deel en een terugkoppeling. Dat waren de wensen. Het standaardprobleem is dat gruwelijk overschat wordt wat je kan doen in 2 uur.
Dus eerst een grove tijdsindeling maken en doornemen van de bedoeling per onderdeel.
- De spreker is belangrijk voor het informatieve, het inspirerende.
- Het interactieve is belangrijk voor het verbindende: het elkaar inspireren en informeren. Ook bij de aanwezigen zit veel kennis over ‘grip op voedsel”, welke routes kansrijk zijn richting een duurzame toekomst en welke minder, welke hobbels er zijn.
- De terugkoppeling omdat je nieuwsgierig bent naar wat er zo leeft aan het eind van de avond.
Onderhuidse verwachtingen op tafel.
De avond ging over meer grip op je eten met als voorbeeld de Herenboeren. Dat kan al gauw uitlopen op een avond waar constant de verwachting hangt dat deelnemers zich gaan committeren aan meedoen. Dat zit dan ingebakken in het programma en de manier van praten van de avondvoorzitter en spreker.
Als je dat niet wil dan moeten die verwachtingen vooraf op tafel en gemanaged worden.
Het helpt als de avondvoorzitter en spreker die verwachting loslaten en erop vertrouwen dat enthousiasme bij de deelnemers zich wel omzet in daden. In dit geval werd het agendapunt -wie wil meedoen- geschrapt en intentieformulieren op tafel gelegd. Bij serieus enthousiasme kon je die tekenen en inleveren. Dat gebeurde ook.
Uitnodiging
Pas als de grote lijnen van het programma klaar zijn en de onderhuidse verwachtingen op tafel liggen kan de uitnodiging gemaakt worden. Dan staat erin wat je gaat doen.
Regel vooraf dat de spreker binnen de tijd blijft.
Je spreekt vooraf met de spreker en met jezelf (avondvoorzitter) af dat er echt aan de tijd wordt gehouden. Ja, ook inclusief vragen. En ja, dat betekent dat er respectvol herinnert gaat worden aan die afspraak, desnoods afgekapt. Niet omdat het verhaal of de vragen onbelangrijk of irrelevant zijn, maar omdat het interactieve deel ook recht heeft op voldoende tijd.
Zinvolle en overzichtelijke interactie.
Als je drie kwartier hebt voor een pauze en interactie is goed doordenken over de organisatie ervan wezenlijk.
De opdracht.
Noteer persoonlijk op de uitgereikte post-it briefjes (met je naam erop) antwoord op de volgende vragen:
- Waar haak je op af bij het Herenboeren-concept?
- Waar heb je vragen/bedenkingen bij bij het Herenboeren-concept?
- Welke andere ideeën/inspirerende voorbeelden ken je om (samen) duurzaam voedsel te produceren?
- Waar word je enthousiast van / vind je het meest inspirerend/motiverend bij herenboeren-concept en andere concepten om (samen) duurzaam voedsel te produceren. Bij interesse tot deelname vul de intentieverklaring in die op tafel ligt?
Licht per persoon in je groep je antwoorden toe (anderen groepsgenoten luisteren) en plak de post-it op de uitgereikte flapover in het juiste kwadrant (ca. 4-5 min/pp.)
Proceskeuzes.
Instructie voor de pauze: de groepen kunnen aan de slag op een voor hen goed moment.
Instructie met visuele ondersteuning van de dialogische werkvorm. Die afspraken zorgen als vanzelf voor verbindende gesprekken: luister met respect om te begrijpen, houdt je (primaire) oordeel in, vraag vraag vraag, verwelkom ieder nieuw gezichtspunt, spreek met passie en kort en krachtig vanuit je persoonlijk gezichtspunt.
Geen discussie of debat: beide kunnen mooie argumenten voor- en tegen opleveren. Zo’n debat/discussie kan gevolgd worden door een verbindende werkvorm. In dit geval is daar niet voor gekozen omwille van de beperkte tijd en de bedoeling om te verbinden.
Materialen liggen hele avond op tafel: geen tijdverlies en extra rondlopen.
Post-its: eerst eigen gedachten ordenen voor je aan het gesprek begint. Hiervoor is het belangrijk dat de vraag eenduidig is en makkelijk te scheiden van de andere vragen.
Flipovervel met kwadranten. Verzamelen en ordenen van de individuele bijdragen. Visuele ondersteuning van het gesprek en verzamelen belangrijke info voor de werkgroep Herenboeren.
Terugkoppeling
Bij de terugkoppeling werd alleen gevraagd naar D: Waar word je enthousiast van / vind je het meest inspirerend/motiverend bij herenboeren-concept en andere concepten om (samen) duurzaam voedsel te produceren.
De vraag om alleen dat terug te koppelen had 2 redenen.
Een. Je vermijdt dat er rondom de voor- en nadelen een gesprek ontstaat dat je omwille van de tijd niet kan afmaken. Dat onbevredigend eindigen wil je vermijden.
Tweede en belangrijkste reden. Een mooi overzicht van wat mensen inspireert en motiveert als het gaat om grip op je voedsel.
Wie is de baas.
Zij leidde, ik had toestemming om bij te sturen. Als avondvoorzitter moet je op heel veel dingen tegelijk letten. Het is handig, en echt geen zwaktebod, om de belangrijke bedoelingen mee te laten bewaken.
Volwaardige online deelname
Een ander lid van het kernteam stelde voor om de bijeenkomst ook online te hosten. Dit omwille van de inclusiviteit, meer mensen kunnen dan meedoen. Dankzij de capabele hosting werd een volwaardige deelname. Ze keken mee met de presentatie, deden mee met de interactie in breakout rooms en ook hun inbreng kwam in de terugkoppeling. Heerlijk.
De avond had het: informatie, inspiratie, verbinding en aanzetten tot anders doen.
En voor wie nieuwsgierig is, ja we waren op tijd klaar.
– Ilse Meelberghs
