organiseren

In twee dagen werden 19 activiteiten voor 2021 bedacht en in een voorlopige agenda gezet. Alle activiteiten vonden iemand die de kar wil trekken in het voorbereiden en leiden ervan. En die iemand-en zijn in de meeste gevallen deelnemers.

Ontstaat dat gewoon, is het toeval of het resultaat ergens van? Het is het resultaat van de basis op orde met toevoeging van genoeg houvast, uitdaging en vrijheid.

Zal wel. Eerst context graag!

Oh ja. We hebben het hier over de jaarplanning 2021 van de Omwentelaars. In november is daar de basis op orde gebracht. Oorspronkelijk had het kernteam gepland om dan zelf in december de 1ste activiteit voor te bereiden. Alleen… we hadden een luxeprobleem. In november gaven 15 mensen aan dat ze wel mee wilden organiseren. Dat is zo’n mooi cadeau. Dat kan je niet onuitgepakt laten liggen. En dus regelden we in december een online-avond voor iedereen die mee wou organiseren aan 2021.

De agenda was als volgt:

19.00 uur: Introductie + verdeling groepen 
19.30 uur: Uitwerken van een activiteit (breakoutrooms)
20.30 uur: samenbrengen van de activiteiten in een agenda en afspraken over “hoe verder” 
20.55 uur: Afsluiting 
21.00 uur: Mogelijkheid tot napraten voor wie daar behoefte aan heeft. 

Helder en dan nu nog effe terug: wat wordt er bedoeld met de basis op orde?

Wel, dat er op zo’n avond mensen verschijnen is omdat ze zich thuis voelen bij de Omwentelaars. Ze herkennen zichzelf in de doelgroep en voelen zich in principe verbonden met de organisatie: doel, richting, kernwaarden & maatschappelijk belang. Ze willen dit samen waarmaken. Dat wordt bedoeld met de basis op orde.

De uitnodiging voor de avond was bovendien helder over de verwachtte tijdsinvestering tijdens en na de bijeenkomst. Het beginnetje van houvast geven.

Houvast, waarom is dat zo belangrijk?

Wat je hier ziet zijn mensen die graag iets willen bijdragen en hun kostbare vrije tijd zinvol willen besteden. Bovendien zie je een kernteam dat sneller dan verwacht gaat loslaten. Of beter gezegd anders gaat vasthouden.

Beide hebben de geruststelling nodig dat het goede gedaan gaat worden. Die geruststelling geef je met houvast-tools. Deze bijeenkomst had er twee.

De eerste.

Bij het bedenken en uitwerken van de activiteit in de breakoutrooms is bij iedere groep een kernteamlid aanwezig. Dat maakt dat het niet nodig is dat het kernteam achteraf nog activiteiten checkt of – funest voor de motivatie – afkeurt. Voorwaarde ervoor is wel dat je als kernteam jezelf en elkaar vertrouwt. Dat vertrouwen is tweeledig: erop vertrouwen dat in het overleg wordt bijgestuurd als dat nodig is en dat erna wordt gesteund wat er uit de groepen is gekomen.

De tweede

Een draaiboek van 18 blz. De Omwentelaars hebben in november 6 soorten activiteiten als zinvol en aantrekkelijk bestempeld: impactgesprekken, excursies, meedoen aan een landelijke actie, gespreksavonden over complexe vraagstukken, communicatietraining en meedoen faciliteren. Per activiteit is in 3 blz het proces beschreven om de activiteit te organiseren. Daarin zijn ook dingen opgenomen die ervoor zorgen dat het past binnen de in november vastgestelde kaders. In de breakoutrooms konden de groepen het draaiboek volgen. Dat gaf structuur aan het gesprek. Bovendien kunnen mensen dan het vervolgtraject zien waar ze ja tegen zeggen als ze ook mee de rest gaan organiseren.

Moet iedereen dan precies doen wat in dat draaiboek staat? Waar zit de vrijheid?

Nee, dat hoeft niet. Zij die iets anders willen kunnen dat bespreken met iemand van het kernteam. Management by exception heet dat in bedrijfseconomie-jargon.

De grootste vrijheid zit in waar je hierbij ja en waar je hierbij nee tegen zegt. Die vrijheid is er echt. Als je eenmaal ja hebt gezegd rekenen we ook echt op je.

En waar zit dan de uitdaging?

Meestal willen mensen iets leren van het meedoen. Heel wat van deze mensen geven aan dat ze het nog nooit gedaan hebben. Heerlijk toch: de moed om uit te proberen.

Bij het ja-zeggen kiezen mensen hun eigen uitdaging: kartrekker, teamlid of meedoen met de activiteit. De meesten geven dan ook meteen aan waar ze graag ondersteuning bij willen. Stoer hé.

Je zei twee dagen, was de agenda dan nog niet klaar na de bijeenkomst?

Nee. Een kernteamlid heeft alles bij elkaar gezet en vervolgens verdeeld over het jaar. Zo ontstond de voorlopige agenda. Vervolgens zijn 2 kernteamleden de tijdstippen en de kartrekkers per activiteit gaan bevestigen. Effe checken of mensen “the day after” het nog steeds wilden doen.

En daarmee staat 2021 in de steigers en kan de agenda geleidelijk worden uitgevoerd.

En voor wie het graag wil weten, het ondersteunende proces achter de schermen is een tijdsinvestering van 40 tot 60 uur.

En gaat het dan vanaf nu vanzelf?

Nee, gegarandeerd dat mensen tegen hobbels gaan aanlopen. 

Maar zoals een van hen zei: 

“Daar zijn we de Omwentelaars voor, we helpen elkaar waar dat nodig is.”

Mijn rol hierin? 

Dit zijn de taken die geleid hebben tot dit resultaat. Ik heb er maar eens gewoon bijgezet wat ik gedaan heb. Dat is nog het duidelijkst.  
  • Bedenken van het 2 uur durende programma. (ik)
  • Het uitschrijven van het draaiboek rekening houdend met de kaders van de Omwentelaars. Zie daarvoor visie: doel, behoeftes bij subdoelen, kernwaarden, richting, maatschappelijk belang en bijpassende activiteiten. (ik) 
  • Uitnodigen deelnemers. 
  • Managen deelnemerslijst. 
  • Praktische voorbereiding: online facilitering doordenken en -spreken, taken verdelen, voorbereiden op modereren in de breakoutrooms (ik ea)
  • avond gesprek leiden (ik ea)
  • avond zoom faciliteren
  • de agenda 2021 uitwerken 
  • alle betrokkenen bevestigen (ik ea)

– Ilse Meelberghs

PS Deze blogpost gaat over volhouden op weg naar toekomstbestendig werken = Moment huppelen, samen een nieuwe weg inslaan.

Laat een bericht achter

Jouw email adres zal niet getoond worden.Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Alvast bedankt voor je reactie.