plannen context

Anderhalf uur lang zaten ongeveer 30 mensen mensen aan het scherm gekluisterd. Ze luisterden naar een presentatie en vulden een online enquête in. s Avonds, na een werkdag. Wat bezielt deze mensen? Hoe houden ze dat vol? 

Het korte antwoord is zingeving, waardering en een strakke voorbereiding. 

Het iets langere antwoord? Dat kan ik ook geven *grijns* 

Context… over welke avond gaat dit?!

Het gaat over 8ste impactgesprek van de Omwentelaars. De organisatie is organisch gestart, op vrijwillige basis. Een paar mensen worden een team en zetten een stap: ze organiseren wat. Andere mensen komen erop af. Dingen gaan goed. Dingen kunnen beter en worden aangepast. Het eerste jaar was leuk en gaf voldoening! 

Het kernteam zit vervolgens aan tafel om de activiteitenplanning voor het tweede jaar te maken. Ze willen graag het enthousiasme en de betrokkenheid van de deelnemers verder ondersteunen en uitbouwen. Hoe? Wat wordt er wel georganiseerd en wat niet? De ene aanname na de andere wordt uitgesproken. En dan blijven altijd nog een berg aannames onuitgesproken. Geen stomme aannames hè. Dit kernteam heeft gekeken naar wat er het afgelopen jaar gebeurde. Ze spraken ieder voor zich met een aantal deelnemers erover. En toch werkt het moeizaam, zo’n plan maken gebaseerd op ongestructureerde aannames. Het kernteam wil vragen aan de deelnemers wat nou echt nodig en ondersteunend is. Het goeie nieuws is: dat kan! Daar kan je een avond voor organiseren. Zelfs online.  

Het addertje onder het gras: het kost voorbereidingstijd: uitzoeken waarom deelnemers daar de tijd voor zouden vrijmaken, helder formuleren wat je wil weten en wat je met de uitkomst gaat doen en zorgen dat de avond zo verloopt dat antwoorden het enige is waar de deelnemers zich druk over hoeven te maken 

Zingeving, waardering en strakke voorbereiding dus. 

Zingeving en waardering voor de deelnemers 

Die twee gaan hand in hand in dit geval. 

De organisatie is gestart om regionaal te inspireren en te verbinden rondom duurzaamheid in de breedste zin van het woord. De organisatie trekt deelnemers die de wens hebben om de wereld nog mooier en duurzamer te maken. Met het verzoek om mee te doen aan deze avond krijgen de deelnemers de kans om De Omwentelaars nog mooier en duurzamer te maken. Bovendien kunnen ze er ook voor zorgen dat de organisatie beter aansluit op hun eigen behoeften en het daarmee nuttiger wordt om mee te doen met de vervolgactiviteiten. Dus meedoen is in potentie zinnig voor de deelnemers. Dat het inderdaad zinnig is werkt alleen in combinatie met het waarderingsstuk.  

Het eerste deel van de waardering zit in het erkennen door het kernteam van de inspanning die ze vragen van de deelnemers. Om vervolgens zelf hard te werken om die inspanning echt zinvol te laten zijn.  

Een ander deel van de waardering zit in de bereidheid van het kernteam om van mening/perspectief te veranderen als de input van de deelnemers dat triggert. Hier gaat het om het doorvoelen van het kernteam dat alle voorbereidingswerk dient om die inspanning van de deelnemers effectief te laten zijn. De voorbereiding is niet het formuleren en visualiseren van iets waarop de deelnemers worden verondersteld juichend ja en amen te zeggen. 

Goed voorbereiden dus.

Over hoeveel voorbereidingstijd hebben we het dan? Alles bij elkaar tussen de 80 en 120 uur, 2 a 3 weken werk Huh, wat deed dat kernteam dan allemaal? 

  • Eerste aanzet tot structureren van de waarnemingen over waar de deelnemers op aanhaken (powerpoint) in doel, behoeftes bij subdoelen, kernwaarden, richting, maatschappelijk belang en bijpassende activiteiten.
  • Eerste check met een teamlid.
  • Uitnodigen deelnemers. 
  • Managen deelnemerslijst. 
  • Visualiseren en verder uitkristalliseren in powerpoint.
  • Formuleren van de vragen aan de deelnemers.
  • Tweede check met de overige 2 teamleden: inhoud + enquête.
  • Aanpassen tot het voor het hele kernteam klopt: iets is wat zij kunnen dragen en bewaken.
  • Aanpassen tool enquête (andere tool en sets vragen)
  • Derde check, het verhaal voorleggen aan een externe partij.
  • Vierde check, een deelnemer probeert uit.
  • Verhaal bij powerpoint uitschrijven en oefenen.
  • Check door kernteam of inhoud klopt en de toon/energie ook.
  • De techniek van het online deel van de avond voorbereiden 

Resultaat van dat allemaal. 

Anderhalf uur lang zaten ongeveer 30 mensen mensen aan het scherm gekluisterd. Ze luisterden naar een presentatie en vulden een online enquête in.  

Ze schonken de Omwentelaars hiermee een dikke werkweek! Wat een cadeau. 

En ze willen nog meer doen: een groot deel van de deelnemers wil volgend jaar mee helpen organiseren. 

Heerlijk die betrokkenheid.

En is het proces klaar nu? 

Nee. 

Met laten zien wat je met de input doet bevestig je het zinvol en waardevol zijn van de inzet. 

Daarom wordt de powerpoint aangepast obv de input. Een lastig proces omdat dat niet een op een gaat. Dat is inmiddels klaar en vind je hier.

Daarna wordt het aangescherpte verhaal uitgeschreven in een doorlopende tekst opdat de deelnemers dit weer makkelijk kunnen verder delen en anderen informeren over de organisatie. En ergens natuurlijk ook nog de deelnemers informeren over hun invloed. 

Als dat klaar is dan hebben wij, kernteam EN deelnemers, een gezamenlijke taal en beelden om 2021 samen te gaan invullen. Een organisatiekader en een aanzet tot een activiteitenplan dat van de betrokkenen de stempel kreeg: herkenbaar, werkbaar & goed genoeg. 

Mijn rol hierin? 

Als lid van het kernteam van deze organisatie was ik er op het moment dat de behoefte aan “deelnemers vragen” helder werd. Ik heb dit proces opgestart door te zeggen dat het kon en ik wist hoe. Daarna heb ik het proces begeleidt en een flink stuk ervan uitgevoerd.  

Ik heb genoten van de ruimte om te mogen doen wat ik zinvol vind, graag doe en goed kan in een team dat openhartig en constructief feedback geeft. En waardeerde dat andere teamleden de ruimte pakten om de stukken te doen die zij zinvol vinden, graag doen etc. 

Dat wat er nu ligt en hoe het ging had niemand van ons alleen gekund of precies zo gedaan. 

Het is echt een gezamenlijke creatie 

De vaardigheden die ik hiervoor gebruikte kan ook voor jouw organisatie inzetten. Neem gerust contact op. 

– Ilse Meelberghs

PS Deze blogpost gaat over volhouden op weg naar toekomstbestendig werken = Moment bekrachtigen, dit keer van een organisatie.

Laat een bericht achter

Jouw email adres zal niet getoond worden.Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Alvast bedankt voor je reactie.